Ein IT-Projekt zu beginnen, erscheint auf den ersten Blick einfach. Am Anfang steht eine Vorgabe oder eine Idee - sei es aufgrund einer gesetzlichen Vorschrift, einer strategischen Entscheidung oder einer technischen Notwendigkeit. Ein Team wird gebildet und ein Projektleiter ernannt. Projektstart!

Aber ist das tatsächlich der Projektstart? Wann und wie startet ein Projekt wirklich? Was ist für einen erfolgreichen Projektstart notwendig? Im vorliegenden Artikel erörtern wir die wesentlichen Aspekte der ersten Phase eines Projektes, die Projektdefinition oder auch Projektinitialisierung genannt wird.

„Sage mir, wie dein Projekt beginnt und ich sage Dir, wie es endet.“

Dieses Zitat bringt es auf den Punkt. Was oft als Projekt bezeichnet wird, ist in den meisten Fällen nur die Realisierungsphase eines Projektes. Wirklich entscheidend für den Erfolg eines Projektes ist jedoch die Projektdefinition. Man spricht in diesem Kontext auch von „formaler Autorisierung“ des Projektes.

Wie ordnet sich die Projektdefinition als Phase in den gesamten Ablauf? Welches sind die Voraussetzungen für eine Projektdefinition und was ist das Ergebnis dieser Phase?

Die Phasen eines Projektes

Abb. 1: Typischer Projektablauf.

Phasenmodelle bilden die Grundlage dafür, IT-Projekte so zu strukturieren, dass der gesamte Ablauf beherrschbar bleibt. Zwar haben sich in der Vergangenheit unterschiedliche Varianten entwickelt, die sich im Detail unterscheiden, allen gemeinsam ist jedoch die generelle Trennung zwischen Projektdefinition, Planung, Durchführung und Abnahme (siehe Abbildung 1).

Während der Abwicklung von IT-Projekten sind eine Reihe wichtiger Aufgaben zu erledigen. Dies sind neben Konzeption und Entwicklung der Lösung vor allem Aufgaben in den Bereichen Anforderungsmanagement, Planung, Kommunikation und Projekt-Controlling. In der Initialisierungsphase des Projektes müssen dafür die Weichen gestellt werden.

Wo beginnt der Weg zum Ziel?

Welches sind die Voraussetzungen für eine Projektdefinition und was ist das Ergebnis dieser Phase? Die Projektdefinitionsphase beginnt mit der Idee und liefert als Ergebnis eine Entscheidungsvorlage, meist in Form des Projektantrags. Die eigentliche Projektdurchführung beginnt mit dem Kick-Off.

Der richtige Werkzeugsatz

IT-Projekte unterscheiden sich zum Teil erheblich voneinander, sodass man nicht mit einer „Standardmethode“ zum Ziel kommt. Das gilt vor allem auch für die Projektdefinition.

Ein Projekt „richtig aufzusetzen“ hängt vom Ergebnis verschiedener Fragestellungen ab:

• Was sind die wesentlichen Projektziele?
• Wie umfangreich wird das Projekt?
• Um welchen Projekttyp (Software-Entwicklung, Migration, IT-Infrastruktur) handelt es sich?
• Welche Restriktionen/Risiken gibt es?
• Welche Rahmenbedingungen existieren?

Es sind demnach zunächst die richtigen Voraussetzungen zu schaffen, damit ein Projekt erfolgreich sein kann. Viele Aspekte einer solchen Projektdefinition findet man beispielsweise in einer Ausschreibung. Eine weitere, sinnvolle Variante ist die Anfertigung einer Studie, die je nach Größenordnung durchaus als eigenständiges Projekt gestaltet werden kann. Dabei stehen jedoch meist die technische Machbarkeit und die inhaltlichen Anforderungen im Vordergrund, während andere Aspekte, wie Organisation, Kennzahlen, Berichte und Dokumentationsstrukturen außen vor bleiben.

Da während der Projektinitialisierung die Weichen für die späteren Phasen gestellt werden, müssen zu Beginn folgende Bereiche geklärt werden:

• Ziele und Inhalte
• Planung und Steuerung
• Beteiligte und Rollen
• Kommunikation
• Technologie
• Risiken und Qualität

Mit Hilfe der folgenden Checklisten kann ein Projektleiter zu Beginn seines Projektes Vollständigkeitsprüfungen vornehmen oder bewusst auf Handlungsbedarf hinweisen. Dabei müssen in dieser Phase nicht alle genannten Punkte behandelt werden, sondern es müssen die Grundlagen für die Erreichung der Projektziele geschaffen werden. Umgekehrt erheben die Listen keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Ziele und Inhalte

Eine klare Formulierung und Dokumentation der Ziele ist gemeinsam mit dem Auftraggeber des Projekts zu erstellen. Dabei können folgende Punkte als Leitlinie helfen. Die Ergebnisse sollten im Rahmen eines Kick-Offs öffentlich vorgestellt werden.

• Anforderungen und Rahmenbedingungen sind definiert.
• Auftraggeber und Auftragnehmer sind eindeutig festgelegt.
• Über die Projektziele (und Nicht-Ziele) herrscht Klarheit und Einigkeit zwischen den Beteiligten.
• Die Nutzen- bzw. die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung liegt vor.
• Qualitätsziele sind definiert.
• Die formalen Voraussetzungen für den Start sind erfüllt (meist Projektantrag).
• Alle Ziele und Inhalte sind kommuniziert.
• Das Kick-Off ist geplant, die Agenda liegt vor.

Planung und Steuerung

Projektplanung und effektives Projekt-Controlling sind für ein erfolgreiches Projekt unverzichtbar. Die folgenden, notwendigen Voraussetzungen sind hierfür zu schaffen:

• Es existiert eine Planbasis.
• Der Terminrahmen ist vorgegeben.
• Finanzielle Rahmenbedingungen sind bekannt.
• Was geplant werden muss, ist definiert.
• Wichtige Meilensteine sind festgelegt.
• Realistische Schätzungen liegen vor.
• Erste Kennzahlen für ein effektives Projekt-Controlling liegen vor.
• Es herrscht Klarheit über erforderliche Arbeitspakete zur Messung des Fertigstellungsgrads.
• Berichtswesen (Art und Umfang) ist definiert und kommuniziert.
• Spielräume und -regeln für Änderungen/Erweiterungen sind festgelegt (Change-Management).

Beteiligte und Rollen

Die Benennung der Personen und die Festlegung von Verantwortlichkeiten sind ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Dazu gehört insbesondere die klare Definition und Zuordnung der Rollen im Projekt.

• Die Projektorganisation ist definiert, die wesentlichen Positionen sind besetzt.
• Das Team ist adäquat für das Projekt besetzt.
• Es gibt genügend Personal und es ist ausreichend qualifiziert.
• Rollen im Projekt sind ausreichend definiert und verteilt.
• Der Nutzen für die Projektmitarbeiter ist dargestellt.
• Es ist ausreichend Projektmanagement- und Führungserfahrung vorhanden.
• Die Kompetenzen des Projektleiters sind ausreichend.
• Die Eskalationswege sind definiert und kommuniziert.

Kommunikation

Kommunikation im Projekt ist ein immer wieder unterschätztes Thema. Dabei geht es weniger um eine hohe Anzahl an Meetings, sondern vielmehr um einen effektiven Informationsfluss zwischen allen Beteiligten. Projektmanagement ist auch Kommunikationsmanagement (siehe auch ORDIX News 2/2007 [1]):

• Es existiert ein Kommunikationskonzept (Art und Weise, wie mit Projektbeteiligten kommuniziert wird).
• Dokumentationsrichtlinien sind definiert.
• Alle vom Projekt direkt oder indirekt Betroffenen sind über die Ziele und den geplanten Ablauf informiert.
• Alle relevanten Interessensvertreter (z. B. Auftraggeber, Projektmitarbeiter, zukünftige Anwender, Betriebsrat etc.) sind bekannt, informiert und eingebunden.
• Die erste Planung (Schätzung) wurde abgestimmt.
• Grundlagen für ein Berichtswesen (Art und Umfang) sind geschaffen.

Technologie

Während der Projektdefinition stellt sich nicht nur die Frage nach den einzusetzenden Technologien, die in der Realisierung Anwendung finden, sondern vor allem nach Architekturvorgaben, Richtlinien und Vorgehensmodellen. In diesem Kontext sind auch Festlegungen bezüglich Versions- und Konfigurationsmanagement zu treffen. Vor allem beim Einsatz neuer, bisher unbekannter Technologien ist sicherzustellen, dass ausreichendes Know-how verfügbar ist.

• Entwicklungsrichtlinien und Vorgehensmodelle sind berücksichtigt und sind verbindlich.
• Technologische Abhängigkeiten und Architekturvorgaben sind berücksichtigt.
• Die Tool-Umgebung ist verbindlich festgelegt.

Risiken und Qualität

Qualität ist planbar, wenn wesentliche Qualitätsziele frühzeitig festgelegt werden. Eine laufende Qualitätssicherung ist erst möglich, wenn im Vorfeld überprüfbare Kriterien definiert wurden. Dies gilt vor allem für das Testen, da Testfälle unmittelbar aus der Anforderungsdefinition abgeleitet werden.

Gleiches gilt für mögliche Risiken. Sofern frühzeitig potenzielle Risiken beachtet werden, kann deren Eintrittswahrscheinlichkeit in den späteren Projektphasen besser beurteilt werden bzw. Risiken können in der Realisierung und Implementierung vermieden werden. Außerdem kann man deutlich effektiver reagieren, falls ein Risikofall tatsächlich eintritt.

Erreichte Qualitätsziele und vermiedene Risiken sind zusätzliche, aussagekräftige Kennzahlen des Projekt-Controllings und lassen neben dem Fertigstellungsgrad eine genauere und objektivere Beurteilung des Projektfortschritts zu.

Fazit

Je höher die Qualität der Initialisierung eines IT-Projektes, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass dieses Projekt erfolgreich im Sinne technischer, zeitlicher und monetärer Vorgaben abgeschlossen wird. Ein Projekt beginnt nicht mit einem Beschluss oder einer Idee. Ein Projekt beginnt dann, wenn es eine solide Basis für eine Entscheidung zur Durchführung gibt. Diese Entscheidung stützt sich auf Ergebnisse der Projektinitialisierung. Die Projektinitialisierung sollte immer von dem Projektleiter durchgeführt werden, der auch für die folgenden Phasen verantwortlich ist. Ansonsten wird es nicht gut enden ...

Rainer Restat (info@ordix.de).

Seitenanfang

Seite drucken

Seite weiterempfehlen