Projektmanagement Coaching: Lernen ohne zu scheitern!

Das erste Projekt eines angehenden Projektleiters kann durchaus ein teures Experiment werden. Erst sehr spät - meist zu spät - lässt sich erkennen, ob der Projektleiter erfolgreich war und die richtigen Entscheidungen getroffen hat. Um die Risiken im Projekt zu minimieren, bietet es sich an, dem angehenden Projektleiter einen erfahrenen Coach zur Seite zu stellen.

Wie wird man Manager?

In der ORDIX News 4/2005 haben wir deutlich gemacht, dass ein Projektmanager alle Fähigkeiten, Kompetenzen und Erfahrungen eines Managers benötigt. Umso größer ein Projekt ist, desto wichtiger wird das "Management" in dem Wort Projektmanagement (PM). Doch die Fragen, die bleiben, sind: Wie wird man Manager? Wie lernt man Projektmanagement, ohne gleich das erste Projekt zum Scheitern zu bringen?

Training ist notwendig, aber nicht hinreichend

Um in der Analogie zu bleiben, gibt es inzwischen genauso, wie es Managementschulungen für Führungskräfte gibt, ein großes Angebot an Trainings im Bereich Projektmanagement. Es empfiehlt sich grundsätzlich, eine Einführungsschulung zu besuchen, bevor man sich an sein erstes Projekt wagt.

Hierbei bekommt man einen Überblick über alle Phasen eines Projektes und über die wesentlichen Erfolgsfaktoren. Später sollte man begleitend zur praktischen Projektarbeit insbesondere folgende Schwerpunkte vertiefen:

• Projektplanung
• Change Request Management
• Kommunikation im Projekt

Solche Schulungsmaßnahmen sind sehr sinnvoll, aber in der Regel nicht ausreichend, um einen Projekterfolg ohne teuere Lernkurven sicherzustellen.

Coaching ist gerade am Anfang wichtig

In den letzten Jahren hat sich in der Managemententwicklung das professionelle Coaching durchgesetzt, um den angehenden Manager in den ersten Phasen in seiner neuen Funktion zu unterstützen.

Dieses Vorgehen setzt sich immer mehr auch in dem Bereich Projektmanagement durch. Ein erfahrener (Senior-)Projektmanager wird dem neuen Projektleiter zur Seite gestellt. Er hilft ihm, sein Projekt professionell aufzusetzen und durchzuführen.

Gerade am Anfang eines Projektes werden die wesentlichen Entscheidungen getroffen, die den Erfolg beziehungsweise Misserfolg des Projektes entscheidend prägen. Daher ist ein Coaching gerade am Projektstart am effektivsten. Empfehlenswert ist es hier, insbesondere für die folgenden Phasen einen Coach einzusetzen:

• Initiation (Zielvereinbarung, Vertrag)
• Planung (Inhalt und Umfang, Arbeitspakete, Meilensteine, Terminplan, Kostenplan, Risikomanagement Planung, Ressourcenplanung etc.)

Wenn das Coaching in diesen Phasen erfolgreich war, reicht es häufig in den folgenden Projektphasen aus, einen festen "Jour Fixe" pro Woche durchzuführen, um aktuelle Fragen aus dem Projekt zu klären und den Projekterfolg insgesamt zu überwachen.

Coaching in kritischen Phasen

Aber auch in späteren Phasen kann ein Coaching im Projekt sinnvoll sein, z. B. dann, wenn ein Projekt in eine kritische Phase gerät:

• Probleme bei der Meilensteineinhaltung
• Ressourcen-Engpässe
• Qualitätsprobleme
• Konflikte im Projekt
• Eskalationen u. ä.

Auch wenn dem Projektleiter eine bestimmte, dringend benötigte Kompetenz beziehungsweise Erfahrung im Laufe des Projektes fehlt, ist das Einschalten eines PM-Coaches sinnvoll, z. B. für

• das Change Request Management bei ständigen Änderungswünschen des Auftraggebers
• das Change Management bei absehbar großen Veränderungen für die Nutzer des neuen Systems
• das PM-Controlling bei fehlender Kosten- und Leistungstransparenz
• die Team-Entwicklung bei heterogener Projektorganisation
• das Konfliktmanagement bei wachsenden Konflikten im Projekt
• das Risikomanagement bei drohenden Gefahren im Projekt

Die Grundregel beim Coaching

Eine Grundregel muss der Coach stets beachten: Er arbeitet grundsätzlich und ausschließlich nur mit dem Projektleiter zusammen. Gegenüber dem Projektteam und der restlichen Projektorganisation tritt er nicht in Erscheinung und überlässt dem Projektleiter das Feld.

Andernfalls wird der PM-Coach schnell zum heimlichen Projektmanager und untergräbt die Entscheidungskompetenz und Autorität des offiziellen Projektleiters.

Insofern ist es insbesondere wichtig, gleich zu Beginn des Coachings die Art der Zusammenarbeit zwischen Coach und Projektleiter eindeutig zu regeln. Wichtig ist, dass beidseitig die Erwartungen, Kompetenzen und die Organisation der Zusammenarbeit geklärt sind.

Auch wenn die Versuchung sehr groß ist, darf der Coach niemals direkte PM-Aufgaben im Projekt übernehmen. Ansonsten hätte das genauso fatale Auswirkungen, wie wenn sich ein Fußballtrainer selbst einwechseln würde. Der PM-Coach soll coachen und keine Tore schießen.

Hindernisse überwinden

Manchmal gibt es Hindernisse zu überwinden, wenn angehende Projektleiter sich fehlende Kompetenzen nicht eingestehen können oder glauben, das bisschen Projektmanagement nebenher schon leisten zu können.

In solchen Fällen kommt die Einsicht einer Überforderung meistens zu spät. Hier ist der Vorgesetzte gefordert, den Mitarbeiter zu überzeugen, dass es keine Form von Schwäche ist, sich professionell unterstützen zu lassen.

Fazit

Projektmanagement ist eine Kompetenz, die letztlich nur durch Praxis und Erfahrung erreichbar ist. Damit der Lernprozess nicht durch gescheiterte Projekte zu teuer wird, empfiehlt es sich, PM-Coaching als risikominderndes Instrument einzusetzen.

Grundsätzlich legt ORDIX großen Wert darauf, das Wissen schrittweise auf die Mitarbeiter des Kunden zu übertragen. Coaching ist hierfür - nicht nur im Projektmanagement - ein hervorragendes Mittel.

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