Kommunikation im Projektmanagement

... und Reden ist Gold

Eigentlich müsste in unserer Branche, der Informations- und Kommunikationstechnologie, das Thema "Kommunikation in der Projektarbeit" bedeuten, Eulen nach Athen zu tragen. In der Praxis zeigt sich aber vielfach, dass der Ausspruch "der Schuster hat die schlechtesten Schuhe" leider zutreffender ist. Dabei ist eine effiziente und zielorientierte Kommunikation ein wesentlicher Erfolgsfaktor.

Kommunikation ist eine Schlüsselfunktion in der Projektarbeit

Der Erfolg eines Projektes hängt in weiten Bereichen von der Qualität und Quantität der Kommunikation ab. Hierbei sind folgende drei Schwerpunktbereiche zu berücksichtigen:

• Interner Informationsaustausch: damit Abstimmungsprozesse effizient durchgeführt, Entscheidungen schnell getroffen und Besprechungen ergebnisorientiert geführt werden.
• Informationsmanagement: damit alle Projektbeteiligten Zugriff auf alle Informationen haben, die sie für die erfolgreiche Durchführung des Projektes brauchen.
• Projektmarketing: damit das Projekt auf eine breite Unterstützung, insbesondere bei den Stakeholdern des Projektes (Mitarbeiter, Auftraggeber, zukünftige Nutzer, etc.) trifft.

Ist Projektmanagement auch Kommunikationsmanagement?

Ja! Vor allem zu Beginn eines Projektes ist es eine der wichtigsten Aufgaben des Projektleiters, sich über seine Kommunikationsstrategie im Klaren zu werden. Denn Kommunikation kann bis zu 50 Prozent der Projektarbeit bei den Beteiligten binden. Bei der Festlegung der Strategie stehen folgende Aspekte im Vordergrund:

• Welche Ziele sollen durch Kommunikation erreicht werden?
• Welche Zielgruppen mit welchen Anforderungen bzw. Bedürfnissen nach Information und Kommunikation müssen adressiert werden?
• Welche Kommunikationsmedien und -wege müssen genutzt werden, um o. g. Ziele und Zielgruppen zu erreichen?

Der Projektleiter sollte sich in der Vorbereitungsphase auch über die notwendigen Prioritäten der Kommunikationsziele klar werden: Geht es besonders um Effizienz der Projektarbeit oder um Vermeidung von Unruhe durch Informationsdefizite bei den Stakeholdern des Projekts? Wenn die Kommunikationsziele geklärt sind, ergeben sich auch schnell die Kommunikationsinhalte.

Abb. 1: Die Aufgaben des Projektmanagements sind in 2 Hauptphasen unterteilbar.

Die richtige Kommunikationsmenge

Besonders wichtig ist, dass von Anfang an ein gemeinsames Verständnis der Verantwortungszuordnung, Rollenzuteilung und Zusammenarbeitsregeln im Projekt erreicht wird. Jeder Beteiligte muss inhaltlich ausreichend informiert sein und darf sich aufgrund der Informationsmenge weder überfrachtet, noch ausgegrenzt fühlen.

Zuviel Kommunikation kann allerdings auch ein Projekt erheblich bremsen. Der Kommunikationsaufwand steigt exponentiell mit der Anzahl der Partner (Teilnehmer):

Die Anzahl B der Kommunikationsbeziehun­gen zwischen N Team-Mitgliedern verhält sich nach der Formel: B = N * (N-1) / 2

Dies ist insofern wichtig zu beachten, als dass die erforderliche Kommunikationsmenge gerade zu Beginn eines Projekts besonders hoch ist.

Kommunikation ist wichtig – gerade am Anfang

Insbesondere in der Startphase ist die direkte Kommunikation im Projektteam wichtig, um sich kennen zu lernen, Vertrauen zu entwickeln, ein gemeinsames Verständnis von Zielen, Vorgehen und Zusammenarbeit im Projekt zu erreichen. Im Laufe der Zeit kann dann der Informationsaustausch zunehmend elektronisch erfolgen, wenn die gemeinsame Basis aufgebaut ist. Ein wöchentlicher Jour Fixe, sei es als Meeting oder als Telefonkonferenz, sollte allerdings auch im eingeschwungenen Zustand, wie der Name schon sagt, regelmäßig an einem festen Termin stattfinden. Für den Jour Fixe sollte sichergestellt werden, dass ausreichend Zeit eingeplant wird und es einen festgelegten Moderator gibt, damit am Ende nicht das Wichtigste zu kurz kommt, nämlich die Ergebnisabstimmung und klare Aufgabenzuordnungen.

Asynchronous I/O

Eigentlich ist "kernelized asynchronous Input/Output" eine Eigenschaft eines Unix-Systems. Asynchrone Kommunikation ist aber ebenso ein wichtiger Bestandteil der Kommuni­kationsstrategie in einem Projekt.

Häufig passiert es, dass nicht immer alle Beteiligten gleichzeitig erreichbar sind. Daher ist eine asynchrone Kommunikation unabdingbar. Eine kontinuierliche Kommunikation kann dann nur durch E-Mails gewährleistet werden. Ganz davon abgesehen, dass damit automatisch die Nachvollziehbarkeit des Informationsflusses deutlich erhöht wird.

Was ist nun Silber, was ist Gold?

Reden oder schreiben? Natürlich ist es einfach, schnell und bequem, E-Mails zu schreiben. Vor allem, wenn der Empfänger momentan nicht erreichbar ist. Damit wird im Allgemeinen auch unterstellt, dass der Adressat nun informiert ist. Aber ist er es wirklich? Wann liest er seine Mails? Wann und wie bekommen wir eine Antwort? Mitunter kommt die Antwort sogar recht zeitnah. Darauf wird wieder geantwortet usw. Da ist schnell ein Schwellwert erreicht, bei dem diese asynchrone Kommunikation nicht mehr effektiv ist. Spätestens nach der dritten Mail, die hin und her geht, ist eine direkte Kommunikation, persönlich oder am Telefon, sinnvoller.

Wer suchet, der findet.

Weiterhin ist zu beachten, dass bei Anfragen zu bestimmten Themen oder wenn Aufträge zu kommunizieren sind, die Schriftform – hier E-Mail – die einzig sinnvolle, weil nachvollziehbare Art der Kommunikation im Projekt ist. Deswegen müssen diese Mails strukturiert abgelegt werden. Betreffs sind so zu wählen, dass solche Mitteilungen später rasch gefunden werden können.

Es gibt Projektmanager, die glauben, mit der Schaffung einer elektronischen Ablage sei das Thema "Kommunikation im Projekt" komplett erledigt. In der Tat ist eine gut strukturierte Projektablage essentiell für das Informationsmanagement eines erfolgreichen Projekts. Dabei ist es nicht nur von Bedeutung, Informationen so abzulegen, dass man sie auch wiederfindet, sondern auch, dass deren Aktualität gewährleistet ist. Und die Frage "Wie erfahren Projektmitarbeiter, wann etwas abgelegt wurde?" muss selbstverständlich auch geklärt sein.

Es ist wirklich erstaunlich, aber wahr: Wir erleben immer wieder als Berater, dass in Projekten weder die Nomenklatur der Projektablage noch deren Verwendungsregeln festgelegt sind.

Versuchen Sie doch mal, vorangestellte Ziffern bei der Benennung Ihrer Ordner in Windows-Verzeichnissen einzuführen. Auch der Einsatz von WIKIs wird zu Recht immer beliebter.

Information: Hol- oder Bringschuld?

Was muss der Projektleiter liefern, was kann und darf er einfordern? In welchen Intervallen und in welchem Umfang müssen Informationen verteilt werden?

Die Frage nach der Hol- oder Bringschuld ist dabei so alt, wie das Thema Kommunikation selbst. Völlig fehl am Platz ist hier das Anspruchsdenken. Informationslücken und Span­nungen entstehen, wenn der eine sagt, dass hätte man sagen sollen und der andere meint, man hätte ja fragen können. Da­raus sollte kein "Henne/Ei-Problem" gemacht wer­den. Vermeiden Sie als Projektleiter den Ein­druck, Sie würden etwas verbergen oder verheimlichen.

Jedoch muss weder jedes Thema, noch jedes Detail immer aktiv kommuniziert werden. Mitunter genügt es, Informationen zu hinterlegen – entweder in einer Ablage für E-Mails oder auf einer Intranet-Seite.

Die Qual der Wahl des richtigen Mediums

Sie denken: "Intranet, das ist perfekt!" Man kann alles ablegen, jeder kann lesen, wann immer er will. Präsentationen, Dokumente, einfache Texte wie Notizen. Einfach alles ablegen? Gut, jetzt haben wir zwar vergessen, den anderen Bescheid zu geben, dass es dort etwas Neues zu lesen gibt, aber sonst perfekt!

Nicht ganz. Auch hier ist darauf zu achten, wer die Zielgruppe ist und wie groß sie ist. Ein überschaubares Projektteam braucht für sich keine Intranetseite. Eher ein WIKI für schnelle Informationsbeschaffung und als Grundlage für ein einfaches Knowledge Management. Ein Projekt, das eine große Zielgruppe (z. B. bei einem Plattformwechsel) besitzt, hat gar keine andere Wahl, als die asynchrone Kommunikation per Web.

Was noch wichtiger ist: Auf eine gute Präsentation kann kein Projekt verzichten. Daher achten Sie am besten bereits bei der Projektplanung darauf, dass Sie ausreichend Ressourcen dafür planen. Und was nützen die schönsten Folien? Es muss dazu gesprochen werden. Reden ist eben Gold.

Kommunikation ist auch Marketing

Der Projektmanager ist der entscheidende Kommunikator seines Projektes und ist damit für das Projektmarketing verantwortlich. Er "vermarktet" sein Projekt intern und extern. Eine gute Vermarktung durch zielgruppengerechte Information erhöht nachweislich die Kundenzufriedenheit und die Motivation aller Beteiligten im Projekt. Der "gefühlte" und der tatsächliche Erfolg kann dadurch wesentlich gesteigert werden.

Ein Projektmanager sollte sein Projekt vor allem auch in kritischen Phasen gut verkaufen können. Und wenn vorher alle Informationen systematisch verteilt und strukturiert abgelegt wurden, kann der Projektleiter zu jedem Zeitpunkt treffsicher darauf zugreifen.

Fazit

Viele Projektmanager unterschätzen die Kommunikation als wichtigen Erfolgsfaktor in ihrem Projekt. Sie konzentrieren sich zu sehr auf die fachliche und technische Herausforderung. Sie laufen dabei Gefahr, dass sich die Stakeholder des Projektes nicht einbezogen fühlen und dass das Projektteam nicht effizient und zielgerichtet arbeiten kann. Kommunikation ist wichtig – heute wichtiger denn je. Da unsere Branche von der wachsenden Bedeutung der Kommunikation lebt, sollte sie eigentlich auch in der Projektarbeit Vorbild sein.

Benedikt Georgi, Rainer Restat (info@ordix.de).

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