Während das IT-Controlling die Gesamtheit der IT eines Unternehmens im Blick hat, bestehend aus IT-Betrieb, Anwendungsentwicklung und IT-Services, konzentriert sich das IT-Projektcontrolling auf konkrete IT-Projekte und deren spezifische Aufgabenstellung. Dabei sind Projektcontroller keine Kontrolleure, sondern bieten dem (Projekt-) Management die notwendige Unterstützung für die Steuerung ihrer Vorhaben. In diesem ersten Teil geben wir einen Überblick über das IT-Projektcontrolling. Im zweiten Teil werden wir dann weiter in die Tiefe gehen und uns mit Kennzahlen und Kennzahlensystemen beschäftigen.

Projektcontrolling ist nach DIN 69901 wie folgt definiert: "Sicherung des Erreichens der Projektziele durch: Soll-Ist-Vergleich, Feststellung der Abweichungen, Bewerten der Konsequenzen und Vorschlagen von Korrekturmaßnahmen, Mitwirkung bei der Maßnahmenplanung und Kontrolle der Durchführung".

Daher ist Projektcontrolling keine "Kontrollinstanz", für die es häufig gehalten wird, sondern eine Servicefunktion des Projektmanagements, mit der Aufgabe, die Projektleitung zu unterstützen.

Das Spektrum des IT-Projektcontrollings

Beim Projektcontrolling wird unterschieden zwischen strategischem Projektcontrolling, Multiprojektcontrolling und Einzelprojektcontrolling. Mit Blick auf die Unternehmensebene spricht man von Multiprojektcontrolling bzw. strategischem Projektcontrolling. Lenkt man den Blick auf die Durchführung einzelner IT-Projekte auf Basis eines genehmigten Projektantrags, spricht man von Einzelprojektcontrolling.

Strategisches Projektcontrolling

Beim strategischen Projektcontrolling geht es insbesondere darum, die Informationen und Instrumente bereitzustellen, um Projekte bzw. Vorhaben effektiv zu bewerten und im Hinblick auf die Strategie des Unternehmens auszuwählen.

Multiprojektcontrolling

Beim Multiprojektcontrolling werden mehrere tatsächlich ausgewählte Projekte mit unterschiedlichen Stati und Fertigstellungsterminen zusammenfassend betrachtet. Ziel ist es, die Projekte gemäß der strategischen Zielsetzung des Unternehmens optimal zu koordinieren und - meist auf ein Geschäftsjahr oder Kalenderjahr bezogen - bestmöglich zeitlich und kapazitätsgerecht zu steuern.

Einzelprojektcontrolling

Abb. 1: Das Spektrum des IT-Projektcontrollings.

Das Einzelprojektcontrolling ist auf die Laufzeit eines Projektes bezogen und damit kalenderunabhängig. Ziel des Einzelprojektcontrollings ist es, das Projektmanagement so zu unterstützen, dass ein Projekt bezüglich Qualität, Funktionalität, Kosten und Zeit erfolgreich abgewickelt wird. Zusammenfassend kann man sagen, dass, wie in Abbildung 1 dargestellt, beim Einzelprojektcontrolling die Unterstützung der Planung, des Berichtswesens und des Ressourcen- und Terminmanagements im Vordergrund stehen.

Aufgaben des IT-Projektcontrollings

Das Controller-Leitbild der International Group of Controlling (IGC) [1] nennt als wichtigste Aufgabe eines Controllers die Mitgestaltung und Begleitung der Managementprozesse Zielfindung, Planung und Steuerung. Dabei trägt er Mitverantwortung für die Zielerreichung. Das bedeutet, seine Aufgaben gehen weit über die Planung und Kontrolle von Kosten hinaus. Überträgt man das allgemeine Leitbild eines Controllers also auf den IT-Projektcontroller, sind seine Aufgaben vor allem:

• Informationen über das jeweilige Projekt beschaffen und bereitstellen
• Abweichungen vom Plan erkennen
• Maßnahmen zur Korrektur vorschlagen

Dadurch entstehen Schnittstellen zu allen Projektmanagementdisziplinen, vor allem zur Projektinitialisierung, Planung und zum Berichtswesen. Der IT-Projektcontroller befindet sich also in ständigem Dialog mit allen Projektmanagement-Instanzen, insbesondere mit dem Projektleiter. Dabei ist zu beachten, dass er selbst kein Entscheider ist, sondern dafür sorgt, dass der verantwortliche Projektleiter transparente Informationen bekommt, auf deren Basis dieser dann Entscheidungen fällt.

Steuern und Regeln im Projekt

Der Projektcontroller muss steuern und regeln. Die deutsche Sprache unterscheidet übrigens sehr genau zwischen "steuern" und "regeln", im Englischen spricht man dagegen in beiden Fällen einfach von "to control" - daher also der Name. In der Praxis heißt das, dass es beim IT-Projektcontrolling einerseits um die Feststellung der Abweichung vom Projektplan geht und andererseits um den Umgang mit den Konsequenzen und Maßnahmen, die sich daraus ergeben.

Der Regelkreis

Abb. 2: Einfacher Regelkreis des IT-Projektcontrollings.

Beim Projektcontrolling geht man also wie in der Technik nach so genannten Regelkreisen vor. Das Modell des Regelkreises (siehe Abbildung 2) entspricht genau dem bereits beschriebenen: Bei der Projektplanung werden Sollwerte festgelegt. Während der Projektlaufzeit werden systematisch die Istwerte erfasst. Wenn beim Abgleich der Daten Differenzen festgestellt werden, wird nachjustiert.

Dieses Vorgehen ist vergleichbar mit einem technischen Regler, z. B. dem ABS-System im PKW. Ein Lautstärkeregler am Autoradio dagegen ist eigentlich gar kein Regler, sondern steuert nur: Stellt man lauter ist es lauter. Hier wird nichts geregelt.

Wesentlich ist, dass bereits in einer sehr frühen Phase, schon während der Projektinitialisierung, darauf geachtet werden muss, welche Stellgrößen im Projekt genutzt werden sollen. Diese Kennzahlen sind zunächst qualitativ zu erfassen und frühzeitig mit Sollwerten zu belegen. Dann werden die Messstellen definiert.

Dabei geht es nicht nur um die "klassischen" Kennzahlen wie Termine und Budget, sondern auch um Kennzahlen wie z. B. Skill-Level, Krankenstand, Risiko-Index, Anzahl Change-Request oder Anzahl Tests pro Modul.

Lieber ungefähr richtig, als genau falsch

Sollwerte werden in der Planungsphase festgelegt. Istwerte werden während der Projektlaufzeit erhoben. In der Praxis gibt es bei der Erhebung der Kennzahlen häufig zwei Probleme:

1. Nicht alle notwendigen Kennzahlen werden berücksichtigt. Sie werden zwar zu einem späteren Zeitpunkt abgefragt, aber niemand hat sie geplant oder sie wurden nicht systematisch erfasst.
2. Nicht alle Kennzahlen sind objektiv messbar, sondern beruhen auf subjektiven Einschätzungen.

Der wohl berühmteste Vertreter der zweiten Kategorie ist der fachliche Fertigstellungsgrad (FFG), der tatsächliche Arbeitsfortschritt im Projekt.

Eine präzise Messung funktioniert nur in den seltensten Fällen. Das liegt einerseits an der Granularität der Arbeitspakete und andererseits an der Überprüfbarkeit des tatsächlichen Fortschritts. Insbesondere in Softwareentwicklungsprojekten basiert der Fertigstellungsgrad oft nur auf der subjektiven Einschätzung des jeweiligen Entwicklers.

Verlässlicher sind dagegen die einfach messbaren Kennzahlen, insbesondere Budget und Termine.

Fazit

IT-Projektcontrolling spielt eine bedeutende Rolle als Projektmanagement-Instrument und dient als Navigationshilfe während der Projektdurchführung. Das IT-Projektcontrolling dient als Steuerungsinstrument und als Frühwarnsystem. Ohne Projektcontrolling wäre es unwahrscheinlich, ein Projekt "in time and budget" durchzuführen.

Nach dieser Einführung in das Thema IT-Projektcontrolling werden wir uns im zweiten Teil intensiver mit Kennzahlen und Kennzahlensystemen befassen. Des Weiteren werden wir den Umgang mit dem FFG erörtern und Controllingmethoden darstellen, die aus Kennzahlen aussagekräftige Informationen machen.

Rainer Restat (info@ordix.de).